Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na sierpień 2025 r. (+wskaźniki kadrowo-płacowe)

Zapoznaj się  z terminarzem, który wspomoże w terminowej realizacji obowiązków kadrowo-płacowych w sierpniu 2025 r.

Pod terminarzem znajdziecie zaś wyjątkowy kalkulator prezentujący najważniejsze wskaźniki / parametry płacowo-kadrowe na rok 2025.

Sprawdźcie także sekcję: Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na sierpień 2025 r.

Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac

Ponadto, w sierpniu, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:

• pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);

• sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia);

• dokonać weryfikacji:
  • ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
  • limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
    • okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
    • zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
    • łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
    • zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
    • przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.

Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo

Odpowiedź resortu finansów z 1 sierpnia 2024 r. na interpelację w sprawie zaliczania do przychodu pracowników wartości noclegów finansowanych przez pracodawcę:

„(…)

pracownikiem mobilnym jest np. przedstawiciel handlowy, akwizytor, czy kierowca, których miejscem pracy jest określony w umowie o pracę obszar (np. województwo, czy kraj), a nie stałe, skonkretyzowane miejsce. W konsekwencji, pracy wykonywanej w jakimś konkretnym miejscu, np. na budowie z dala od domu, bądź siedziby firmy, nie można utożsamiać z mobilnym rodzajem pracy. Dlatego też przyjmuje się, że pracownicy budowlani, wykonujący pracę na budowie oddalonej od miejsca zamieszkania, bądź siedziby pracodawcy, są pracownikami oddelegowanymi, a nie mobilnymi. To rozróżnienie ma natomiast wpływ na stosowanie przepisów ustawy PIT do świadczeń otrzymywanych z pracy na etacie, tych dwóch grup pracowniczych.

Zgodnie z ogólną definicją przychodu zawartą w art. 11 ust. 1 ustawy PIT, co do zasady, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Co jest przychodem ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, dalej: „przychody z pracy na etacie”, określa art. 12 ust. 1 ustawy PIT.

W świetle tej regulacji za przychody z pracy na etacie, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Biorąc pod uwagę literalne brzmienie art. 12 ust. 1 ustawy PIT, do przychodów z pracy na etacie zaliczane są wszelkie świadczenia otrzymywane przez pracownika w związku z pozostawaniem w stosunku pracy (stosunku pokrewnym), które to świadczenia pokrywane są ze środków pracodawcy.

Zgodnie ze stanowiskiem Trybunału Konstytucyjnego, wyrażonym m.in. w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. K 7/13:

„ukształtowane w procesie stanowienia prawa rozumienie przepisu może odbiegać od literalnego brzmienia, jeżeli określony, ustalony w praktyce, sposób rozumienia treści normatywnej utrwalił się, a zwłaszcza znalazł jednoznaczny i autorytatywny wyraz w orzeczeniach Sądu Najwyższego lub NSA. W takim przypadku należy uznać, że przepis ma taką właśnie treść, jaką odnalazły w nim te najwyższe instancje sądowe.(…)

Odstąpienie przez ustawodawcę od próby skatalogowania świadczeń nieodpłatnych i zastosowanie ogólnego sformułowania jest w pełni uzasadnione ciągłym pojawianiem się nowych postaci świadczeń. Przywoływane w stanowiskach stron i w opinii Prezesa NSA stany faktyczne, na tle których zapadały rozstrzygnięcia sądowe, najlepiej dowodzą, że próba wyliczenia w ustawie podlegających opodatkowaniu nieodpłatnych świadczeń, okazałaby się chybiona, gdyż ustawodawca nie byłby w stanie nadążyć za praktyką pracodawców.”

Przy tym Trybunał Konstytucyjny, nie powołał linii orzeczniczej, która wskazywałaby na inny sposób rozumienia treści normatywnej przepisu art. 12 ust. 1 ustawy PIT, jak i wskazał na przyczynę braku możliwości sformułowania w ustawie PIT zamkniętego katalogu nieodpłatnych świadczeń.

Natomiast w zakresie zaliczania do przychodu pracownika otrzymanych innych nieodpłatnych świadczeń, uznał, że:

„za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).”

Przed wydaniem cytowanego wyżej wyroku Trybunału Konstytucyjnego dochodziło do sporów pomiędzy pracownikami mobilnymi i ich pracodawcami z jednej strony, a organami podatkowymi z drugiej strony dotyczących zaliczania do przychodów z pracy na etacie kosztów noclegów finansowanych pracownikom.

Organy podatkowe jednolicie stały na stanowisku, że tego rodzaju nieodpłatne świadczenie otrzymywane od pracodawcy przez pracownika mobilnego stanowi dla niego przychód z pracy na etacie. Z kolei, pracownicy i ich pracodawcy kwestionowali to stanowisko. Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. zakończył te spory. Od czasu wydania tego wyroku organy podatkowe uznają, że sfinansowanie przez pracodawcę pracownikowi mobilnemu noclegu „w trasie”, nie wiąże się z powstaniem przychodu u pracownika. Wynika to z charakteru pracy mobilnej, polegającej na ciągłym przemieszczeniu się pracownika po określonym terytorium, co może wiązać się z koniecznością noclegu. Finansowanie przez pracodawcę noclegu pracownikowi mobilnemu jest związane z właściwą organizacją pracy, do czego obligują pracodawcę przepisy Kodeksu pracy³. Podzielam zatem opinię Pana Posła, że zapewnienie pracownikom mobilnym noclegów pozwala pracodawcy na optymalne wykorzystanie czasu pracy pracowników, którzy nie muszą tracić czasu na przejazdy z miejsca do pracy do stałego miejsca zamieszkania. Pracodawca działa więc we własnym interesie, a nie w interesie pracownika, mimo że pracownik wyraził na nocleg zgodę, a wartość świadczenia jest łatwa do ustalenia.

Jednak dla wystąpienia przychodu u pracownika w związku z otrzymaniem nieodpłatnego świadczenia od pracodawcy konieczne jest łączne spełnienie trzech warunków wskazanych w wyroku Trybunału Konstytucyjnego. Brak spełnienia choćby jednej z przesłanek oznacza, że przychód po stronie pracownika nie wystąpi.

Wbrew zatem opinii Pana Posła w przypadku pracowników mobilnych i finansowanych im noclegów, sprawa została dawno rozstrzygnięta.

Wydaje się jednak, że poruszona w interpelacji kwestia konsekwencji w podatku PIT związanych z finansowaniem noclegów może dotyczyć tzw. pracowników oddelegowanych. Wykonywanie pracy w miejscu odległym od siedziby firmy nie jest, ani podróżą służbową, ani pracą mobilną. Oddelegowanie, w przeciwieństwie do podróży służbowej, nie stanowi wykonania zadania służbowego (poza stałym miejscem pracy, na polecenie pracodawcy) rozumianego, jako zdarzenie incydentalne w stosunku do pracy wykonywanej zwykle w ramach stosunku pracy. Oddelegowanie dotyczy bowiem czasowego wykonywania pracy lub zadania służbowego w oddelegowanej miejscowości. Miejsce wykonywania pracy jest wskazane w umowie o pracę. Zmiana warunków pracy, w tym w zakresie miejsca wykonywania pracy wymaga zatem zgody pracownika. Z tej perspektywy, pracownik godząc się na pracę w czasowym oddaleniu od domu czy siedziby firmy, widzi w tym indywidualną korzyść. Przede wszystkim chodzi o pracowników budów realizowanych na terenie Polski, bądź zagranicą. Charakter pracy pracowników oddelegowanych, gdzie praca wykonywana jest przez określony czas w jednym, stałym miejscu, jest inny, niż pracowników mobilnych, stąd też odmienne stosowanie przepisów ustawy PIT w związku z otrzymaniem nieodpłatnego świadczenia w postaci sfinansowania noclegu przez pracodawcę, jest uzasadnione.

Niezależnie od charakteru pracy pracownika, na pracodawcy ciąży obowiązek właściwej organizacji pracy, nałożony przez przepisy Kodeksu pracy. Jednak wypełnienie przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy należy odnosić i analizować w kontekście konkretnych obowiązków pracowniczych i wynikających z tych obowiązków oczekiwań pracodawcy. W konsekwencji, rozciąganie ustaleń dotyczących pracowników mobilnych na wszystkie kategorie podatników, ewentualnie wszystkie sytuacje, w których pracodawca zapewnia pracownikowi nocleg, nie ma uzasadnienia. W szczególności dotyczy to zapewnienia bezpłatnego zakwaterowania lub bezpłatnego dojazdu do miejsca wykonywania pracy pracownikom, którzy zostali – za ich zgodą – oddelegowani do pracy poza dotychczasowe miejsce jej wykonywania.

Świadczenie polegające na sfinansowaniu zakwaterowania pracowników oddelegowanych do pracy w miejscu oddalonym, zarówno na terenie kraju, jak i zagranicą jest spełnione w interesie pracownika, a nie w interesie pracodawcy i przynosi pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść. Na tego rodzaju jednoznaczną ocenę pozwalają tezy uzasadnienia wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., w którym Trybunał stwierdził, że

,,sytuacja jest zupełnie oczywista w razie wskazania w umowie o pracę określonych świadczeń, które pracodawca będzie wypełniał na rzecz pracownika (mieszkanie służbowe, bilet miesięczny, pakiet ubezpieczenia zdrowotnego, dowóz do pracy itp.). Akceptując warunki umowy pracownik wyraża zgodę na przyjęcie tych świadczeń, w istocie traktując je jako – stanowiący część dochodu – element wynagrodzenia za pracę. Zdaniem Trybunału kwalifikacja prawnopodatkowa tego rodzaju świadczeń nie powinna ulec zmianie, jeśli zostaną one zaproponowane w trakcie trwania stosunku służbowego czy stosunku pracy, zawsze jednak po uzyskaniu zgody pracownika. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie – z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej – jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.”

W ostatnim roku stabilna dotychczas linia orzecznicza, uznająca stanowisko organów podatkowych co do istnienia przychodu po stronie pracownika oddelegowanego w związku ze sfinansowaniem przez pracodawcę kosztów zakwaterowania w miejscu oddelegowania, zaczęła się zmieniać. Istnieją wyroki, w tym wyroki NSA⁴, w których sądy dokonują wykładni zarówno przepisów unijnych⁵ oraz polskiej ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług⁶, implementującej postanowienia dyrektywy i przekładają je na przepisy podatkowe. Przy czym celem dyrektywy jest m.in. zapewnienie ochrony pracownikom delegowanym w czasie trwania delegowania, poprzez ustanowienie bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących warunków pracy, ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, które muszą być przestrzegane. Zgodnie z przepisami ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP zapewnia takiemu pracownikowi warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż wynikające z przepisów prawa pracy. Warunki zatrudnienia dotyczą m.in. wynagrodzenia za pracę. Do wynagrodzenia za pracę pracowników oddelegowanych, wlicza się dodatek z tytułu delegowania w części, która nie stanowi zwrotu wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania. W przypadku gdy prawo właściwe dla stosunku pracy pracownika delegowanego na terytorium RP nie określa części dodatku z tytułu delegowania, która stanowi zwrot wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, cały dodatek uznaje się za zwrot tych wydatków. Powyższe regulacje dotyczą zatem warunków zatrudnienia pracowników oddelegowanych, nie regulują natomiast kwestii podatkowych.

Jednakże w ostatnich orzeczeniach sądów administracyjnych Sądy uznają, że zwrot pracownikom oddelegowanym przez pracodawcę kosztów poniesionych w związku z oddelegowaniem, takich jak: koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania, które nie stanowią wynagrodzenia pracowników, ma konsekwencje w stosowaniu przepisów ustawy PIT. Sądy rozciągają interpretację przepisów dotyczących praw pracowniczych pracowników oddelegowanych na przepisy podatkowe, uznając, że świadczenia te nie są przychodem pracownika w rozumieniu ustawy PIT.

Nie podzielam tego stanowiska. Pojęcie „przychodu” uregulowane w ustawie PIT jest pojęciem szerszym od pojęcia „wynagrodzenie” z pracy na etacie, co potwierdza cytowane wyżej brzmienie art. 12 ust. 1 ustawy PIT. W mojej ocenie fakt, że przepisy prawa pracy nie zaliczają poszczególnych świadczeń do wynagrodzenia za pracę nie jest równoznaczne z tym, że na gruncie przepisów podatkowych te same świadczenia nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy PIT.

Istnieją również wyroki sądów administracyjnych, które również nie zgadzają się ze stanowiskiem o braku przychodu u pracowników oddelegowanych z tytułu sfinansowania im noclegów przez pracodawcę. Przykładowo wyroki WSA w Poznaniu z 12 października 2023 r.⁷, w których Sąd ten uznał, że

„nieodpłatne udostępnianie pracownikom kwater noclegowych, stanowi dla pracownika przychód, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Ponoszenie w takiej sytuacji wydatków w celu zapewnienia noclegów pracownikowi jest świadczeniem poniesionym w interesie tego pracownika, ponieważ umożliwia mu zapewnienie właściwych warunków socjalnych, które powinien sfinansować z uzyskiwanych dochodów. W tym znaczeniu, to jemu przynosi konkretną i wymierną korzyść w postaci uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść.”

Wyroki te zostały zaskarżone do NSA, zatem stanowisko w nich zawarte zostanie zweryfikowane w drugiej instancji.

Z kolei, NSA w wyroku z 23 lipca 2020 r., sygn. akt II FSK 1094/18 odnosząc się do unormowań zawartych w przywołanych wyżej dyrektywach stwierdził, że:

„Argumentów za zaakceptowaniem stanowiska wyrażonego w zaskarżonym wyroku nie dostarczają również powołane w odpowiedzi na skargę kasacyjną oraz w piśmie z dnia 3 marca 2010 r. regulacje zawarte w Dyrektywie 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r., jak i Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z dnia 28 czerwca 2018 r. zmieniającej dyrektywę 96/71/WE. Regulacje te dotyczą zasad „delegowania pracowników w ramach świadczenia usług”, nie regulują natomiast zasad opodatkowania podatkami bezpośrednimi.”

Stanowisko Ministerstwa Finansów, Krajowej Informacji Skarbowej oraz sądów administracyjnych jest wspólne w przedmiocie finansowania przez pracodawców kosztów noclegów pracowników mobilnych. U tych pracowników przychód w rozumieniu ustawy PIT z tytułu sfinansowania przez pracodawcę noclegów nie powstaje.

Z kolei, zdanie resortu finansów pozostaje jednolite i niezmienne w zakresie uznania za przychód pracowników oddelegowanych sfinansowanych im przez pracodawcę świadczeń zakwaterowania w miejscu oddelegowania. W mojej ocenie, istnieje bowiem różnica między finansowaniem przez pracodawcę ww. kosztów pracownikom mobilnym, którzy z uwagi na specyfikę branży oraz specyfikę powierzonych im zadań zmuszeni są do permanentnego przemieszczania się z jednego miejsca na drugie w celu wykonania obowiązków pracowniczych, a finansowaniem tychże kosztów pracownikom czasowo oddelegowanym, którzy czynności stanowiące istotę umówionego stosunku pracy wykonują co prawda w nowym miejscu pracy, jednakże ma ono charakter statyczny. Odmienność charakteru wykonywanej pracy uzasadnia różne traktowanie przedmiotowych świadczeń na gruncie ustawy PIT.

Różnice kształtują się natomiast w orzecznictwie sądowo-administracyjnym, gdzie obecnie funkcjonują dwie rozbieżne linie orzecznicze. Zgodnie ze stanowiskiem części sądów (w przeważającej liczbie), sfinansowanie przez pracodawcę zakwaterowania pracownikowi oddelegowanemu stanowi przychód, a zdaniem części sądów, przychód w takim przypadku nie powstaje. Taki stan rzeczy nie pozwala na jednoznacznie stwierdzenie, że linia orzecznicza jest ugruntowana. Ponadto wyroki prezentujące drugi pogląd całkowicie pomijają fakt obowiązywania w ustawie PIT zwolnienia przedmiotowego, na podstawie którego wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy PIT).

Trudno zatem stwierdzić, która z tych linii orzeczniczych przeważy i się ugruntuje. W konsekwencji obecnie zbyt wczesne jest wskazanie kierunku zmian i podejmowanie działań legislacyjnych. (…)”.